Prowadzenie księgowości w działalności gospodarczej – czym są księgowość a rachunkowość

Księgowość obejmuje chronologiczne i systematyczne prowadzenie ewidencji księgowej na bazie dokumentów księgowych. Posługując się wpisami do ewidencji księgowej właściciel firmy w prosty sposób skontroluje finanse. Gromadzone są tam wszelkie zdarzenia finansowe działalności gospodarczej czego bazą są faktur i rachunków. Tak tworzony zapis zdarzeń gospodarczych daje wgląd w zakupy, sprzedaż, inwestycje, pensje pracowników, podatków oraz innych finansowych działań.

Natomiast rachunkowość obejmuje nie działania z działu księgowości. W rachunkowość wchodzą także rachunek kosztów, czyli ewidencja, kalkulacja, planowanie i analiza kosztów i sprawozdawczość finansowa, więc ogólne dane w dziale finansów działalności gospodarczej.

Prace księgowego wybiegają szerzej poza prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego księgowe podejmują się przygotowywania zestawień sald i obrotów, oceny pasywów i aktywów albo segregacji i katalogowania danych działalności gospodarczej. Za sprawą biura rachunkowego, przedsiębiorstwo ma również nadzór nad prawidłowością wyliczeń z klientami, dokładną ewidencję wydarzeń finansowych i weryfikację dokumentów. Biuro rachunkowe przygotowuje również wymagane sprawozdania finansowe, a do tego składa odpowiednie deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe.

Prowadzenie księgowości z biurem rachunkowym

Księgowe mogą prowadzić księgowość kilkoma metodami w zależności od formy, wielkości, charakteru i metod działania firmy.  Księgowe często pomagają przedsiębiorcom wybrać dopasowaną do charakteru działalności metodę prowadzenia ksiąg zgodnie z przepisami.

Księga Handlowa

Pierwszym z nich jest księga handlowa (pełna księgowość), jaką regulują zasady dostępne w ustawie . Za obsługą pełnej księgowości znajduje się najszerzej rozbudowana forma rozrachunkowa. Jej zadaniem jest wskazanie w dokładny sposób sytuacji finansowej działalności gospodarczej – jej rentowności, gospodarności i płynności.

Według ustawy o rachunkowości, pełną księgowość muszą prowadzić:

• spółki handlowe – osobowe, kapitałowe, spółki w organizacji;
• osoby fizyczne, oraz ich spółki, spółki jawne i spółki partnerskie, jeżeli w poprzedzającym roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wynosiły przynajmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie;
• organizacyjne jednostki tworzone na podstawie prawa bankowego, praw związanych z wartościowymi papierami, praw o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, praw o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, praw o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych i praw w dziale emerytalnych funduszy, bez względu na wysokość przychodów;
• województwa i ich związki;
• organizacyjne jednostki niemające prawnej, a pozyskujące przychód;
• stowarzyszenia i fundacje, również jeżeli ich przychodem są tylko członkowskie składki;
• oddziały i przedstawiciele firm z zagranicy.

Działalności niewskazane powyżej, jeśli pobierają na wykonanie zadań zleconych subwencje lub dotacje z budżetu, budżetów jednostek samorządu terytorialnego – od rozpoczętego roku obrotowego, w którym subwencje są im przydzielone.

Książka przychodów i rozchodów (KPiR)

Kolejnym sposobem prowadzenia księgowości jest księgowość uproszczona jako książki przychodów i rozchodów, czyli KPiR . Zamieszczane są tam dane dotyczące przychodów i rozchodów, a na ich podstawie biuro rachunkowe może sprawdzić dochód, co ulega opodatkowaniu. Bazą regulującą zasady prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów jest odpowiednie Rozporządzenie Ministra Finansów. W księgowości uproszczonej koszty muszą zawierać informacje, jakie wśród nich są, a jakie nie są wliczone w koszty uzyskania przychodu. Oprócz tego miesiąc po miesiącu powinno się koniecznie tworzyć zestawienie dochodów, kosztów i przychodów z podziałem na podatkowe zwolnienia. Ważna jest także ewidencja środków trwałych, zatrudnionych osób i spis zwolnionych z podatku dochodów z wcześniejszych lat. Niepotrzebne są ewidencja operacji pieniężnych np. wyciągów bankowych.

Księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne i ich spółki, spółki jawne i spółki partnerskie, kiedy przychód wcześniejszego roku obrotowego nie równa się 2.000.000 euro w polskiej walucie.

Rozliczenie na ryczałcie

Innym sposobem jest rozliczenie na ryczałcie, czyli prosta forma podatkowa, jakiej stawki wahają się od 2% do 17%. W rozliczeniu na ryczałcie nie umieszcza się kosztów z tytułu uzyskania przychodów. Dlatego też przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia Pełnej Księgowości ani Książki Przychodów i Rozchodów. W zamian za to potrzebne jest prowadzenie wykazu przychodów i ewidecji środków trwałych i wartości prawnych i niematerialnych i wykaz wyposażenia – o ile je posiada.

Z ryczałtu mogą skorzystać:

• osoby fizyczne pozyskujące przychody z prowadzenia firmy
• przedsiębiorstwa przekazane w spadku
• spółki cywilne, kiedy wspólnikami są osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych i działalności uzyskanych w spadku
• spółki jawne, kiedy wspólnikami są osoby fizyczne

Warunkiem jest to, aby przychody w poprzednim roku obrotowym nie przewyższyły limitu 2 mln euro, liczonego według kursu euro ustalanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października w poprzednim roku.