Jak układa się współpraca z profesjonalną księgową

Plusy współpracy z biurem rachunkowym da się mnożyć do woli zaczynając od terminowości i rzetelności usług, a kończąc na miłej atmosferze w czasie spotkań. Warto jednak pochylić się na moment nad tym, jak tak naprawdę wygląda współpraca klienta z biurem rachunkowym, jak wyglądają wymagania w stosunku do przedsiębiorcy oraz co klient zyskuje dzięki współpracy.

http://taxbiuro.net/

Zadaniem biura rachunkowego jest troska o dobro przedsiębiorcy, by odnosił jak największe korzyści w obszarze księgowości. Znajomość obecnych przepisów ułatwia księgowej sprawdzenie, które odliczenia i ulgi są dostępne dla klienta oraz czy ich używa. Dzięki temu przedsiębiorcy pozyskują możliwość optymalizacji wydatków tym samym stosując się do wszelkich zasad i praw. Księgowa stale śledzi zmiany w przepisach, z tego względu przedsiębiorca za każdym razem może zwrócić się o pomoc lub z obawami, jeżeli ustalone aktualizacje są dla niego niejasne. Nawet jeżeli księgowa nie posiada doradztwa, klient zwykle może zapytać, gdy czegoś nie rozumie. Warto dodać, że biuro rachunkowe, podejmując się obsługi księgowej dba o to, by wszelkie rozliczenia zawsze były tworzone na czas, a dzięki innowacyjnym technologiom informatycznym, znaczna część powtarzalnych działań jest zautomatyzowana, a rozliczenia są precyzyjne oraz weryfikowane. Tą metodą klienci nie muszą martwić się księgowością a mogą poświęcić uwagę pozostałym obszarom działalności przedsiębiorstwa.

Istotnym aspektem współpracy z biurem rachunkowym jest łatwy kontakt bazujący na przyjaznej relacji. Klient ma możliwość kontaktu z biurem rachunkowym w potrzebnych sprawach, ale ważne jest również to, by przedsiębiorcy również byli dostępni dla księgowej. Może być tak, że będzie trzeba coś wytłumaczyć oraz przedyskutować, z tego powodu ważne jest, by klienci nie unikali kontaktu z biurem. Bez względu na sytuację, celem księgowej jest wsparcie klienta. Jeśli jedna ze stron jest w danym momencie niedostępna, z pewnością uda się skontaktować w innym terminie. Świetny kontakt przekłada się na dobry obieg informacji, dzięki czemu współpraca jest znacznie bardziej miła.

Przyjazna atmosfera w korelacji pomiędzy biurem rachunkowym, a przedsiębiorcą, charakteryzująca się otwartością i zrozumieniem przekłada się też na tworzenie zaufania. W ten sposób klienci bez przeszkód przekazują księgowym swoje dokumenty i inne sprawy, w zamian zyskując rzetelną i terminową obsługę.

Podstawowe zasady współpracy z biurem rachunkowym

Współpraca bez względu na wszystko buduje się przez konkretne omówione odgórnie wytyczne, dzięki czemu obie strony mają świadomość, czego się spodziewać oraz jakie oczekiwania ma druga strona. Bez względu na to, czy do biura rachunkowego zgłasza się klient, który dopiero chce założyć firmę czy klient, który posiada firmę przez lata, ale zmienia biuro rachunkowe przejmujące jego sprawy księgowe, zawsze na początku należy omówić zasady, które będą egzekwowane w czasie współpracy. Takie zatwierdzone odgórnie wytyczne zapewniają, że nie wystąpią żadne niejasności.

Zatwierdzenie warunków współpracy między biurem rachunkowym a klientem

Współpraca z każdym biurem rachunkowym opiera się o przygotowaną umowę, jednak nim dojdzie do podpisania jej, w pierwszej kolejności biuro rachunkowe wspólnie z przedsiębiorcą ustala warunki współpracy. Pośród takich ustaleń pojawią się zasady współpracy opisujące dostępność obu stron w celu kontaktu, metody przywożenia, przechowywania oraz wyliczania dokumentów, ostateczne terminy, które muszą zostać zachowane, by księgowa miała wystarczającą ilość czasu, by wykonać odpowiednie rozliczenia, nim upłynie termin ich złożenia np. do Urzędu Skarbowego czy ZUS. W trakcie ustalania warunków współpracy z biurem rachunkowym wyliczane są również opłaty za obsługę usług księgowych. Takie koszty przeważnie zależą od ilości dokumentów, ilości zatrudnionych, przystąpienia do VAT-u oraz podobnych kryteriów, które wpływają na nakład pracy księgowej. Gdy niezbędne ustalenia będą już omówione oraz potwierdzone przez klienta i biuro, przygotowana zostanie specjalna umowa.

Umowa z biurem rachunkowym

Umowa z biurem rachunkowym opisuje poszczególne ustalenia, których księgowa dokonała z właścicielem firmy. W tej umowie nie ma prawa pojawić się nic, czego nie omówiono w trakcie ustalania warunków współpracy. W momencie podpisania umowy współpraca zostaje oficjalnie rozpoczęta i od tego momentu biuro rachunkowe zobowiązuje się do świadczenia usług jak najlepszej jakości stosując się do ustalonych wytycznych. Złamanie omówionych zasad może poskutkować rozwiązaniem umowy również ze strony biura rachunkowego, jeżeli klient nie dopełnia swoich zobowiązań.

Przesyłanie dokumentów

Jednym z najważniejszych zobowiązań, które leżą po stronie klienta, jest poprawne przesyłanie dokumentów . Zwykle zapisy umowne regulują kiedy klient ma udostępniać potrzebne dokumenty księgowe, by wszelkie rozliczenia mogły zostać przesłane na czas. Na przykład w znacznej części biur rachunkowych niedopuszczalne jest, by klienci przesyłali dokumenty księgowe w końcowym terminie  przesyłania rozliczeń oraz oczekiwali, że będą one przygotowane na czas. Zwykle biura rachunkowe proszą, by dokumenty księgowe trafiały do biura najpóźniej około 15 dnia miesiąca, by był czas na dodanie ich do systemu, a następnie bezbłędne rozliczenie. Zazwyczaj dokumenty księgowe można przesyłać drogą elektroniczną i osobiście w siedzibie biura.

Księgowa jako przedstawiciel przedsiębiorcy przed urzędem skarbowym i ZUS

Sporo księgowych oferuje przedstawicielstwo klienta w instytucjach jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Wszystko, czego trzeba, to nadać odpowiednie pełnomocnictwa, za sprawą których biuro rachunkowe uzyska prawo reprezentowania przedsiębiorcy z patrzeniem na dobro klienta.

Wsparcie z obszaru usług księgowych

Nawet gdy księgowa nie prowadzi doradztwa, z pewnością zawsze udzieli odpowiedzi na nurtujące pytania lub wyjaśni dodawane do zasad przez rząd nowości. To wskazuje, jak niezwykle kluczowe jest dla biur rachunkowych, by współpraca z przedsiębiorcą była jak najbardziej owocna oraz korzystna dla obu stron. Warto zatem korzystać z usług biur rachunkowych.